Deontologisch platform: Mdeon

De gezondheidspartners in België BVAS, Domus Medica, VBS/GBS, SSMG, SVH, APB, OPHACO, IPSA, SSPF, Unamec, Febelgen en pharma.be, richtten op 23 mei 2006 een gemeenschappelijk deontologisch platform op. Aldus nemen al deze actoren hun verantwoordelijkheid op en creëren zij proactief een modern, transparant en krachtdadig auto-regulerend apparaat voor de informatie en de promotie rond geneesmiddelen en medical devices. Deze aanpak past volledig binnen het kader van de huidige wetgeving.

Wanneer moet er een visum aangevraagd worden ?
Hoe moet u dit fiscaal aangeven ?
U dient het volgende te onthouden !
Nieuwigheden bij Mdeon vanaf 15 oktober 2007



Wanneer moet er een visum aangevraagd worden ?

Het toepassingsgebied van dit platform is zeer ruim: het viseert alle informatie- en promotieactiviteiten met betrekking tot geneesmiddelen en medical devices, ten aanzien van health care professionals zoals omschreven in artikel 10 van de Wet van 25 maart 1964 op de geneesmiddelen dat op 16 december 2004 werd gewijzigd. Dit artikel bevat het algemeen verbod om, in het kader van het voorschrijven, het afleveren of het toedienen van geneesmiddelen of medische hulpmiddelen, rechtstreeks of onrechtstreeks premies of voordelen in geld of in natura, in het vooruitzicht te stellen, aan te bieden of toe te kennen aan de beoefenaars van de gezondheidszorgberoepen. Een uitzondering hierop is de uitnodiging tot en de bekostiging van deelname aan een wetenschappelijke bijeenkomst, de gastvrijheid inbegrepen, van beroepsbeoefenaars uit de gezondheidssector, mits deze manifestatie voldoet aan de cumulatieve voorwaarden omschreven in artikel 10.
Voor een korte voorstelling van Mdeon en procedure voor visumaanvraag: klik hier.
Om meer te weten over de principes die worden toegepast bij de behandeling van een visumaanvraag, klik hier.

De partners van Mdeon hebben een eigen visumprocedure ontwikkeld, gebaseerd op de gemeenschappelijke deontologische code van Mdeon. De initiatiefnemers hebben de erkenning van Mdeon door de Federale Minister van Volksgezondheid aangevraagd met het oog op het waarborgen van de voorafgaande visumprocedure overeenkomstig de bepalingen van artikel 10 van de Wet op de geneesmiddelen. Verder kan u ook de praktische richtlijnen raadplegen die u op weg helpen bij de interpretatie van deze code naar de praktijk en u door de visumprocedure leiden.

Vanaf 1 januari 2007 is elke producent of leverancier van geneesmiddelen of medische hulpmiddelen die een health care professional wenst uit te nodigen op een wetenschappelijke manifestatie met minstens één overnachting wettelijk verplicht een visum aan te vragen. Artsen die deelnemen aan een evenement waaraan een visum werd verleend door Mdeon, mogen ervan uitgaan dat aan alle wettelijke vereisten is voldaan zoals bepaald in het wetsartikel.


Hoe moet u dit fiscaal aangeven ?

De fiscale regels inzake de organisatie van en de deelname aan een wetenschappelijke manifestatie en congressen is enigszins gewijzigd sinds 1 januari 2007. Dit heeft niet enkel een impact op de belastingaangifte van de organisatoren maar ook van de deelnemers.

Op fiscaal gebied moet de onderneming voortaan alle kosten van de organisatie groeperen (globale fiche 325.50) en die verdelen over alle deelnemers (individuele fiche 281.50). De onderneming moet de globale en individuele fiches naar de centrale belastingsadministratie zenden. Bovendien wordt in de loop van mei-juni een dubbel van deze individuele fiche overgemaakt aan de deelnemers.

Deze wijziging van de fiscale regels heeft ook impact op de persoonlijke belastingsaangifte van de deelnemers van die manifestaties of congressen. De gezondheidsprofessional moet het bedrag vermeld op de individuele fiche 281.50 (vak 4, c) Voordelen van alle aard), dat de organisator/onderneming ten laste heeft genomen voor deze deelnemer, aangeven als een beroepsinkomst (in de personenbelasting Deel II of in de vennootschapsbelasting). Maar de deelnemer kan tegelijkertijd een gelijkaardig bedrag (meestal 97,52 % van vermeld bedrag) inbrengen als beroepskost, bij vermelding van het visumnummer van Mdeon. Dat nummer is terug te vinden op de uitnodigingsbrief van de organisatie en op de fiche 281.50 (vak 4, c) Voordelen van alle aard (aard: visumnummer)). pharma.be raadt de gezondheidsprofessionals aan minstens die documenten te bewaren.

pharma.be en UNAMEC hebben bij de overheid aangedrongen op een vereenvoudiging van deze administratieve last. Voorlopig blijft die echter vasthouden aan het gebruik van de fiscale fiche voor de deelnemers van manifestaties en congressen. pharma.be blijft ijveren voor de afschaffing van deze ficheverplichting, met het oog op het volgende aanslagjaar.

Een rondzendbrief ter zake zal worden opgenomen (vermoedelijk rond 31 mei) op www.fisconet.fgov.be.


U dient het volgende te onthouden !

Als een farmaceutische firma of een firma van medische hulpmiddelen, direct of indirect, gedeeltelijk of volledig, wenst tussen te komen in de bekostiging van uw deelname (inschrijving, vervoer, overnachtingen, maaltijden, enz.)
aan een wetenschappelijke manifestatie die minstens één overnachting inhoudt, dient deze vooraf een visum te verkrijgen bij Mdeon vzw (www.mdeon.be).

Het visumnummer is als volgt gestructureerd : 00/V0/0000/000000 en dient op elk document te worden vermeld dat de firma aan u richt in verband met de manifestatie. Op die manier kunt u steeds nagaan of het voordeel dat u wordt aangeboden, conform de regels is.

De viseumprocedure is ook van toepassing :

• indien de sponsoring aangeboden wordt door een firma die in het buitenland gevestigd is.
  
• voor de gastvrijheid die u wordt aangeboden indien u door de firma als spreker op de manifestatie wordt uitgenodigd. Dit heeft echter geen betrekking op de honoraria verbonden aan deze prestatie.
  
• op premies en voordelen toegekend aan alle beroepsbeoefenaars uit de gezondheidssector die geneesmiddelen of medische hulpmiddelen mogen voorschrijven, afleveren of toedienen. Deze regels gelden ook voor premies en voordelen die worden aangeboden aan verzorgingsinstellingen, ziekenhuizen, rusthuizen, enz.
  
• voor rechtstreekse sponoring aan organisatoren van wetenschappelijke manifestaties die heel vaak groeperingen of verenigingen van beroepsbeoefenaars uit de gezondheidssector zijn. Dergelijke sponsoring wordt meestal toegekend in ruil voor de aanwezigheid van firma's op de manifestatie met een afgevaardigde en/of een stand.

Visumaanvragen dienen te worden ingediend uiterlijk de 15e werkdag die dag van aanvang van de wetenschappelijke manifestatie voorafgaat
EN vooraleer de personen, die van de sponsoring zullen genieten, worden uitgenodigd.

In het bijzonder wanneer een sponsoring wordet toegekend aan organisatoren van een wetenschappelijk manifestatie, is het belangrijk dat de totaliteit van de bedragen die elke firma uittrekt voor deze sponsoring, gedekt is door één visum of meerdere visa, aangevraagd door ofwel de organisator, ofwel deze firma('s).

Het spreekt voor zich dat, eenmaal het visum werd verkregen, de situatie op het terrein exact moet overeenstemmen met de elementen van het dossier zoals ingediend bij de visumaanvraag.

De wetgever heeft het principe van strafrechtelijke medeverantwoordelijkheid ingevoerd voor de firma die een voordeel aanbiedt, en voor de gezondheidsbeoefenaar die erom verzoekt of het aanvaardt. U dient er dan ook op toe te zien dat elk voordeel dat wordt aanvaard of waarom verzocht wordt, conform de wettelijke bepalingen is.

Om zekerheid te hebben of een uitnodiging of sponsoring die wordt aangeboden of gevraagd wordt, wel degelijk een visumnummer heeft gekregen kan u terecht op het nummer 02 524 83 58 of 02 524 83 35.


Nieuwigheden bij Mdeon vanaf 15 oktober 2007

Toepassingsgebied visumprocedure
Het was noodzakelijk om het toepassingsgebied van de visumprocedure te preciseren voor wat betreft de sponsoring van de organisator van een wetenschappelijke manifestatie (meestal door middel van het huren van een standplaats). De verplichting tot het indienen van een visumaanvraag is alleen van toepassing indien de manifestatie plaatsvindt op Belgisch grondgebied of indien de manifestatie plaatsvindt in het buitenland maar georganiseerd wordt door of namens een in België gevestigde derde.
Bovendien leek het logisch en praktisch om aan de wetenschappelijke organisator van een manifestatie de mogelijkheid te bieden om een gegroepeerde visumaanvraag, voor alle sponsors, in te dienen. Voor uw gemak werd een specifiek visumaanvraagformulier V2 net online gezet! Voor meer inlichtingen, consulteer de nieuwe artikelen 16.3 en 18.2 van de Code voor deontologie.

Visumprocedure
De eerste maanden van toepassing van de visumprocedure hebben twee situaties aan het licht gebracht waarin de termijn van 15 werkdagen moeilijk toe te passen valt. De eerste betreft de wetenschappelijke manifestaties die maximum 8 personen (deelnemers + sprekers) betreffen. De tweede betreft het geval van de ondernemingen die een visumnummer hebben verkregen voor een bepaald project en die gehouden zijn een nieuwe aanvraag in te dienen naar aanleiding van een substantiële wijziging opgetreden na het bekomen van het visum. In elk van deze situaties kunnen de ondernemingen nu de visumaanvraag indienen tot op de 6de werkdag (in plaats van de 15de) die de dag van aanvang van de manifestatie voorafgaat (cfr. artikel 17.4 van de Code).
De procedure met betrekking tot de sponsoring van sprekers is eveneens verfijnd om de indiening van een gegroepeerde visumaanvraag toe te laten wanneer dezelfde spreker meerdere voordrachten voor éénzelfde firma moet geven (cfr. artikel 17bis.3 van de Code). De verschillende sponseringen moeten evenwel bepaalde gelijkenissen vertonen. Ter herinnering, het is eveneens mogelijk om een collectieve visumaanvraag in te dienen voor meerdere identieke manifestaties die zich herhalen in de tijd (cfr. artikel 17bis.2 van de Code).

Inhoudelijke vragen
Het begrip wetenschappelijke activiteiten werd uitgebreid om nu het geheel van de activiteiten te dekken die een rechtstreekse band met de uitoefening van het beroep hebben en die noodzakelijk zijn voor de kwaliteitsvolle uitoefening van dat beroep in het belang van de patiënt (cfr. artikel 4.2 van de Code). Bvb.: managementcursus voor verantwoordelijken van het operatiekwartier, farmaco-economie, communicatie met de patiënt, enz.
Er is eveneens beslist geweest op meer belang te hechten aan de kwaliteit van het wetenschappelijk programma dan aan de locatie van de manifestatie. Indien het programma volledig is en alle andere voorwaarden vervuld zijn (kwaliteitskader, internationaliteit, enz.) moet een sponsoring/uitnodiging toegelaten zijn, ongeacht de locatie van de manifestatie.
De integrale ten laste neming van de verplaatsingskosten heen en terug ingeval van verlenging van verblijf is thans toegelaten zolang de duur van de verlenging accessoir blijft t.o.v. de duur van de manifestatie (zonder te moeten worden beperkt tot één dag; voor meer details, cfr. commentaar bij artikel 8 van de Code in de Praktische Richtlijnen).
Tenslotte kunnen de ondernemingen nu aan de personen die de beroepsbeoefenaars in de gezondheidszorg vergezellen, logistieke ondersteuning aanbieden voor wat betreft de reservatie van de hotelkamer en/of het vlieg-/treinticket op voorwaarde dat dit voor de onderneming geen extra werk of kosten veroorzaakt, dat de onderneming aan Mdeon het aantal betrokken personen meldt vóór de aanvang van de wetenschappelijke manifestatie en dat er door de onderneming niets voorgeschoten wordt
betreffende de vergezellende personen (cfr. commentaar bij artikel 7 van de Code in de Praktische Richtlijnen).

Meer info: www.mdeon.be